O Procedimento Operacional Padrão (POP) é uma ferramenta utilizada por organizações de diversos segmentos. Isso acontece porque os seus benefícios são úteis para a gestão de atividades de diferentes naturezas. Em uma farmácia, as vantagens são evidentes.
Os processos internos de uma farmácia precisam de uma gestão eficaz, que não só contribua para a organização dos produtos, mas também para a atuação da equipe. O POP, além de ser obrigatório, torna-se um item indispensável nesse sentido.
Quer conhecer melhor o Procedimento Operacional Padrão? A seguir, explicamos o que é o POP, os seus fundamentos, importância e vantagens, além do que é necessário para implementar essa ferramenta de gestão na sua farmácia. Boa leitura!
Afinal, o que é Procedimento Operacional Padrão?
O Procedimento Operacional Padrão é um documento organizacional que fornece uma descrição detalhada dos procedimentos internos de uma organização, roteirizando as etapas a serem cumpridas para realizá-los. Devem constar nesse documento a data de elaboração e o tempo para a sua atualização, que pode ser bimensal, semestral ou anual, conforme a complexidade da rotina e das mudanças legislativas.
Outras informações relevantes incluem o funcionário responsável pela elaboração, àquele que fez a revisão do documento e a assinatura da aprovação para efeitos rastreamento e armazenamento, descrição da tarefa, gerenciamento de risco, referência bibliográficas e anexos dos formulários relacionados à rotina implantada.
Quais sãos os fundamentos do POP?
O POP foi criado para garantir a uniformização das rotinas, facilitar o trabalho cotidiano e ser replicável por qualquer funcionário, de modo que o cumprimento gradativo e planejado das etapas forneça produtos sem variações irregulares e com alta qualidade. Com a criação dos POP’s, os funcionários são treinados de forma padronizada e verificam na prática o que foi estudado no documento impresso, analisando situações desnecessárias ou que necessitam de ajustes.
O POP é uma das estratégias para comprovação das rotinas, principalmente em instituições de cuidados ao paciente, nas quais os procedimentos devem ser analisados com atenção para evitar danos aos indivíduos.
Porque a elaboração do POP é tão importante?
Ao elaborar e acompanhar as atividades de um POP, os gestores estarão se resguardando perante os órgãos legisladores. Afinal, esse é um dos critérios avaliados pelas Vigilâncias Sanitárias locais nas inspeções realizadas em uma farmácia. Portanto, trata-se de um documento essencial para manter a farmácia de acordo com as normas da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa).
Para fins regulatórios, é necessário constar em ata o treinamento realizado com os funcionários sobre os POP’s documentados. Na ocasião da vistoria, pode até ser requerida a demonstração das atividades.
Por isso, o procedimento deve sofrer atualizações para evitar complicações. Exemplo disso é a mudança das tarefas relacionadas à dispensação de antimicrobianos, classificados atualmente como medicamentos controlados e que devem ser alimentados no Sistema Nacional de Gerenciamento de Produtos Controlados (SNGPC).
Quais são vantagens da elaboração do POP?
Os benefícios da formalização desse documento são evidenciados no âmbito assistencial, gerencial e administrativo da farmácia. Abaixo, veja as principais vantagens de contar com o Procedimento Operacional Padrão.
Vantagem assistencial — diminuição de riscos
Com um POP descreve sucintamente as etapas, o processo se torna mais seguro e evita danos graves ao paciente. Exemplo disso é a forma correta de dispensação dos medicamentos. Nessa situação, os colaboradores devem conferir a grafia da prescrição médica, calcular a quantidade de medicamentos que serão dispensados, conferir o rótulo com o paciente e passar as orientações necessárias.
Assim, qualquer colaborador executará as etapas conforme descrito no POP e fará com atenção para evitar qualquer problema durante o procedimento de dispensação de medicamentos. No caso da dispensação de medicamentos psicotrópicos e antimicrobianos, os procedimentos são diferenciados em relação à conferência da documentação, como a notificação da receita e o tempo de tratamento.
Vantagem operacional — redução de erros
A elaboração dos POP’s é implementada para uniformizar as condutas e reduzir significativamente os erros cometidos pelos funcionários. Afinal, sem uma padronização, as diferentes atuações comprometem a organização da farmácia.
Como todos os funcionários seguirão as mesmas etapas com o POP, a possibilidade de erro será menor. A verificação constante da data de validade dos insumos farmacêuticos, por exemplo, é uma das simples atividades que são facilmente garantidas com o devido registro das atividades da farmácia.
Vantagem administrativa — aumento da competitividade
A utilização do POP, além de ser uma exigência legal, é um instrumento importante para destacar a farmácia perante a concorrência. Afinal de contas, com o uso adequado desse documento, a tendência é de que a atuação dos colaboradores seja reflexo da boa administração e seja otimizada.
Para isso, é claro, é fundamental promover treinamentos aos funcionários e sanar dúvidas relacionadas à interpretação desse documento e à execução correta das atividades. É dessa forma que é possível atingir os bons resultados planejados para a farmácia. Essa preocupação com a gestão da equipe gera o reconhecimento dos clientes, os quais voltarão à farmácia devido ao atendimento de excelência.
Como elaborar o POP?
O Procedimento Operacional Padrão deve ser escrito em formulário próprio, em linguagem objetiva e sem ambiguidade, abordando todas as etapas de determinado procedimento. Não há um modelo padrão para esse documento, mas geralmente se usa o formato de checklist. Para facilitar a interpretação das instruções, também podem ser utilizados fluxogramas, mapas e fotos relacionadas à maneira correta de fazer determinado procedimento.
Os principais processos farmacêuticos que contam com a elaboração do POP são: dispensação de medicamentos, controle de expiração por validade, aferição da pressão arterial e controle de estoque de medicamentos. Procedimentos relacionados à entrega e conferência de insumos farmacêuticos por fabricantes e distribuidoras devem ser conferidos junto aos gestores para evitar problemas futuros.
Outros POP’s fundamentais incluem a dispensação dos medicamentos psicotrópicos, que avaliam notificação das receitas, duração do tratamento, inclusão no sistema e avaliação da prescrição.
O Procedimento Operacional Padrão é um documento indispensável. A execução das atividades se torna mais prática, reduzindo erros operacionais e aumentando a produtividade dos colaboradores, e a farmácia se mantém em dia quanto às normas da Anvisa e dos órgãos fiscalizadores locais.
Gostou das informações deste artigo? Está em busca de novos conhecimentos sobre temas da área farmacêutica? Leia também algumas dicas para organizar sua farmácia.
