Um dos processos de gestão mais importantes em empreendimentos é, sem dúvidas, a emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e). No entanto, por mais que executem essa tarefa com frequência, ainda é comum que os gestores não saibam exatamente como isso funciona ou qual é a sua real importância.
Além de ser obrigatória para a maioria dos negócios, a nota fiscal eletrônica em farmácia é fundamental para atender questões regulatórias. Mas, afinal, como realizar essa emissão corretamente, e quais dados são mais relevantes nesse processo? O que significam as siglas CFOP, NCM e CST, e como lidar com os impostos?
Para sanar essas e outras dúvidas, elaboramos aqui passo a passo com dicas claras e objetivas sobre a emissão da NF-e em farmácia, além de outras informações úteis. Faça uma boa leitura!
Qual é a importância da nota fiscal eletrônica em farmácia?
A NF-e é um documento fiscal que tem como objetivo registrar e regularizar o procedimento de compra — ou transferência de qualquer natureza — de produtos e bens para clientes, fornecedores ou outros destinatários. Assim, o governo consegue realizar a apuração dos impostos pertinentes a essas operações para cobranças posteriores.
A obrigatoriedade dessa nota fiscal eletrônica em farmácia está prevista no Protocolo ICMS 10/07 e já é praticada na grande maioria das empresas. Emitida e armazenada eletronicamente, ela tem existência apenas digital e sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente.
Qual tipo de nota fiscal deve ser emitida?
Além da NF-e, existem a NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica) e a NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica), cada qual com a sua função. O enquadramento fiscal das farmácias de manipulação, por exemplo, exige que seja emitida uma NFS-e para o cliente, pois esse trabalho de manipulação é interpretado como um serviço prestado ao consumidor.
Já para o comércio de medicamentos, os estabelecimentos devem emitir uma Nota Fiscal do Consumidor, ou cupom fiscal. Em outras palavras, a interpretação do fisco quanto a cada tipo de comercialização é diferente. O ideal, portanto, é que você confira o CNAE da sua farmácia para realizar a emissão correta da Nota Fiscal e se manter de acordo com a legislação vigente.
Quais os passos para emitir a NF-e corretamente?
Solicite a Inscrição Estadual
Antes de começar a emitir as notas, efetivamente, é necessário solicitar a autorização por meio da Inscrição Estadual (IE) junto ao seu estado. O número da IE é composto por 9 dígitos e realiza o recolhimento do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Serviços). Em São Paulo, por exemplo, o processo é realizado no site da SEFAZ (Secretaria de Fazenda).
Tenha um certificado digital
O certificado digital nada mais é do que a assinatura digital de um empreendimento. Ele representa a garantia de que a nota fiscal eletrônica em farmácia foi emitida pelo único CNPJ autorizado. Ou seja, nenhuma outra pessoa — seja física, seja jurídica — pode emitir documentos em nome da sua empresa, evitando processos de fraude com o seu CNPJ. Essa identidade eletrônica é solicitada em certificadoras credenciadas no seu estado, que podem ser facilmente encontradas.
Insira os dados do cliente corretamente
Certamente, este é um dos pontos mais críticos do processo. Além das informações fiscais da operação comercial e da assinatura digital por parte do emitente (no caso, a farmácia), o arquivo eletrônico também deve contar com os dados do destinatário, que representa o cliente.
Nesse sentido, se estiver vendendo para uma pessoa física, você deve inserir o nome completo e CPF dela. Já para pessoas jurídicas, é necessário preencher a razão social, o CNPJ, a Inscrição Estadual e a Inscrição Municipal.
Fique atento à descrição do produto
Outro fator importante é a descrição completa dos produtos vendidos com suas características. No mercado de varejo farmacêutico, é essencial prezar pela rastreabilidade dos medicamentos — por esse motivo, os dados do lote e a validade também devem ser informados ao emitir uma nota fiscal eletrônica em farmácia.
Coloque o CFOP, NCM e CEST
Há ainda mais informações importantes para emitir a NF-e, como o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações), o NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) e CEST (Código Especificador de Operação Tributária). Confira, abaixo, em que consiste cada um desses códigos:
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CFOP — designa a finalidade da NF-e por meio da descrição. Basicamente, ele determina se uma nota fiscal recolhe impostos ou não. Se ela é emitida para uma venda, transferência ou mesmo devolução, por exemplo, essa distinção será feita pelo CFOP;
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NCM — identifica a natureza do produto. Em outras palavras, diz se a mercadoria é originada de produtores brasileiros ou de outros países;
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CEST — identifica e padroniza as mercadorias que estão sujeitas a ele, de acordo com o regime de substituição tributação.
Não se esqueça dos impostos
Por fim, os impostos e a situação de tributação também requerem muita atenção, uma vez que cada produto ou serviço apresenta suas peculiaridades no momento de emitir a nota fiscal eletrônica em farmácia. Por isso, atente às alíquotas que incidem sobre as operações de acordo com a validação da SEFAZ em cada nota emitida. Assim, você tem o controle financeiro e evita que impostos indevidos sejam pagos no momento de apuração do regime tributário.
Como um sistema de gestão pode ajudar?
As farmácias representam estabelecimentos de saúde, por esse motivo, sabemos o quanto a sua rotina interna é atribulada. Todos os processos burocráticos e administrativos devem estar alinhados a um atendimento de qualidade, e o tempo dos empreendedores é valioso para que o negócio tenha sucesso.
Uma alternativa interessante, nesse sentido, é a implementação de um software de gestão com automação comercial, para otimizar o tempo e garantir mais eficiência nas vendas. Até porque uma das competências desses sistemas é a emissão de nota fiscal eletrônica em farmácia — o que garante mais agilidade, praticidade e redução de erros no trabalho dos profissionais. Pense nisso!
Enfim, gostou do nosso post? De fato, a inserção da tecnologia em procedimentos burocráticos vem mesmo sendo adotada em diversos ramos do varejo farmacêutico. Então, agora que já entende a importância da NF-e, que tal fazer um teste gratuito do nosso software?
